DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO FINANCIERO

Objetivo General:

Programar, administrar y supervisar el uso y distribución de los recursos materiales y de equipo, así como el mantenimiento físico y de vehículos asignados a la Dirección General, según las normas y procedimientos establecidos.

Funciones Principales:

• Apoyar el funcionamiento de la Dirección General mediante la prestación de los servicios básicos requeridos, en particular en lo referente a suministros, archivo y correspondencia, mantenimiento, transporte y seguridad dirigiendo, coordinando y supervisando su buen funcionamiento.
• Supervisar el cumplimiento de la Ley y los reglamentos, normas y procedimientos en las actividades administrativas de la Dirección General de Contabilidad Gubernamental.
• Preparar los planes operativos anuales para la prestación de servicios y el mantenimiento preventivo, así como una prospección de gastos que deben incluirse en el presupuesto anual de la Dirección.
• Implementar acciones tendentes a optimizar los recursos humanos y materiales disponibles para ofrecer un buen servicio en términos de suministro de materiales y equipos, archivo y correspondencia, mantenimiento, mayordomía, aseo y limpieza, recepción y central telefónica, transportación y seguridad.
• Evaluar el cumplimiento eficiente y oportuno de las actividades programadas y establecer las medidas correctivas necesarias en caso de fallas.
• Mantener informado al Director General sobre la marcha de las actividades de la DIGECOG y prevenir la satisfacción de las necesidades administrativa institucional dentro del marco presupuestario establecido.
• Realizar otras tareas afines y complementarias en el campo de la administración que le sean encomendadas por el Director General.
• Dirigir, coordinar y supervisar los procesos y actividades relacionados con la adquisición de los bienes, materiales, equipos y máquinas, requeridos por la DIGECOG para la ejecución de programas y/o proyectos con fondos de la Dirección.
• Implantar, conforme a las normativas vigentes, sistemas de administración en lo concerniente a compra, empaque, almacenamiento y distribución de las mercancías adquiridas por la DIGECOG.
• Dirigir el seguimiento a las gestiones para el suministro oportuno, y de acuerdo al calendario establecido, de los bienes, equipos y materiales requeridos por las dependencias administrativas de la DIGECOG.
• Velar porque las órdenes de compra realizadas por los departamentos y unidades administrativas de DIGECOG y los formatos de recibos de los sistemas de administración de compra, empaque, almacenamiento y distribución de las mercancías adquiridas por la DIGECOG estén sustentadas con los documentos correspondientes.
• Formular los términos de referencia a usarse en la celebración de concursos para la adquisición de los bienes y servicios requeridos por la DIGECOG.
• Establecer y mantener mecanismos de comunicación y coordinación con las demás áreas de la DIGECOG para el mejor desempeño de las funciones.
• Certificar los inventarios de los almacenes y suministros adquiridos por la DIGECOG, los concursos abiertos para la adquisición de equipos y materiales, así como los informes de concursos para la adquisición de bienes y servicios correspondientes a programas y proyectos.
• Administrar y dirigir los servicios de mantenimiento y de transportación, así como el uso correcto de combustible de la DIGECOG.
• Velar por la vigencia de las matriculas, licencias y contratos de mantenimiento que garanticen la legalidad y buen estado de los equipos de la institución.
• Controlar las solicitudes de pagos por diferentes conceptos que son remitidas a la Dirección General para que las mismas se realicen de la manera más correcta posible.
  
  

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